2012年6月28日木曜日

Togglを使って時間管理マトリクスを作る



photo credit: Vincent van der Pas via photo pin cc


仕事をするときには、いつもTogglを使って行動のログを取っています。



Toggl - Time tracking that works








junさんの記事を読んで、僕も7つの習慣にある「時間管理マトリクス」を使ってどこの領域に時間を割けているか把握できるようにしました。


7つの習慣×Toggl!自分の時間の使い方を4つの領域で見える化しよう!








4つの領域


時間管理マトリクスとは、『7つの習慣』で言及されているもので、4つの領域に分けられます。


第一領域 緊急で重要なタスク      (憂い)

第二領域 重要だが緊急でないタスク   (備え)

第三領域 緊急だが重要でないタスク  (穀潰し)

第四領域 緊急でも重要でもないタスク (裏晴らし)


この中で1番重要なのは、第2領域です。

緊急のことばかりでは、将来への備えが出来ませんし、重要でないタスクばかりしていてはただの時間の無駄です。



Togglで4つの領域を割り当てる




junさんは、プロジェクトごとに領域を割り当てているようですが、僕はタグで管理をしています。

はじめは、プロジェクトで分けていたのですが、どうしても問題がありました。

それは、”同じ作業でも意味が違う”というものです。


Twitter 15分


こう書いていたとしても、内容によって意味合いは変わってきます。

仕事の合間に、逃げでダラダラとタイムラインを眺めていた時間と、情報収集目的でTwitterを見ている時間では全然違います。

前者は、”憂さ晴らし”の第4領域で、後者は”備え”の第2領域になります。


タグ付けだと、1つのログを取る度に「これはどこの領域か?」を考えて、つけることが出来ます。

少しメンドクサイですが、「どんな価値があったのか?意味があったのか?」を振り返る機会になるのでタグを使って毎回つけるようにしました。



いかにして第2領域の時間を増やすか?


【7つの習慣】緊急&重要の4領域を自由自在に移動して第二領域に集中するテク | jMatsuzaki

例えば、トイレや入浴、通勤時間を他人に委任することはできませんが、それらの時間を読書時間に転換できれば「穀潰し」が「備え」に移動したことになります。




無駄な時間をいかにして有意義な時間にするか。

日常生活の中で出来るだけ第2領域の時間を増やすことを考えています。

今やっていることは、「風呂で読書」くらい。

食事を作る時間や部屋を片付けるときなどは、オーディオブックで勉強が出来るのでこれから取り組んでいきます。


まとめ


「有意義に時間を使いたい」

そう思うだけではなにも変わりません。

意識を変えるのではなく、まずは行動を変えること。

行動ログを取り、なにに時間をかけているのかを記録して把握する。

そうやってはじめて改善点が見つかります。




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