2012年4月23日月曜日

ATOK Padでミクロ時間を活用することでいつでもどこでも頭をフル回転させる






僕は、無駄な時間が嫌いです。

歩いて移動している時間は、とても無駄じゃないのかなと思うことがあります。


少しでも生産的になりたい!!


そんな風に思っています。



大学生のとき、自転車で30分かけてバイトへ行っていました。

その時間があまりにももったいないと思い、自転車のかごの上にMacbookを置いて、DVDでドラゴンボールを見るという荒技をこなしていました。

そのくらい、僕は移動の時間を有効活用したいという思いが強いのです。

ちなみに、しばらくしてMacbookは自転車の振動によってゆがみ、DVDが取り出せなくなり、Appleの人から「こんな症状みたことない」と言わしめたのは過去の話です。



どうやってスキマ時間、ミクロ時間を使うか?



私がライトニングトークの5分間で話したこと


この記事を読んでいて、僕も小さな移動の時間などを有効に使いたいなと考えました。


リマインダーなどで考えるべきことを通知することもしてみましたが、タイミングが悪かったり、気分が乗らなかったりして続きませんでした。


そんなときに読んだのがこの記事。



<あなたの不安、見積もります>:ATOK Padのタグ連携機能が便利!

私がATOK Padに入れているのは、全て「これから使う可能性のあるノート」です。



これを見て、ミクロ時間に考えておきたいことをATOK Padに入れておくことを思いつきました。



やりかた



ATOK Padに「スキマ時間に考えたいこと」というノートを1つ作り、なにか考えたいことがあったときにはここに入れています。



こんな感じでざっくり書いておきます



そして、外出するときや移動の時間などにATOK Padを立ち上げてこのノートを見ます。

時間や気分で、どれについて考えるかを決めます。

決めると、そのことについての新しいノートを作成します。

あとは考えながら、思いついたことはノートにメモっていきます。



歩きながら考えるというのは、思考をまとめるのに良いとよく聞きます。

プレゼン資料の作成やプロジェクトのタスク分解などに効果的だと思います。


ATOK PadとiPhoneさえあれば簡単にできるので、ぜひやってみてください。



<編集後記>

別にATOK Padでなくて、iPhoneの標準アプリや携帯のメモ帳でもこの技は使えます。

ただ、僕は起動のスピードや文字変換などの点からATOK Padが使いやすいので、これを使っています。



2012年4月22日日曜日

あなたが朝から夜までの時間を全て計るべき3つの理由





タスクシュートが出来るようになるため、毎日、時間のログを取るようにしています。

朝起きてから、寝る前までなにをしたのかを全て記録することでわかったことがありました。



今、なにをしているかがわかる


僕は、仕事をしているときに迷子になることがあります。

迷子とは、「今、なにやってるんだっけ?」という状況です。

たとえば、仕事の資料を探そうとEvernoteを見ていて、つい他のノートに気が取られたりしてしまい、リンクを辿って他の記事を見る。

そんなことをやっていると、なにをしようとしていたか忘れてしまうのです。

時間のログを取ると、今なにをやっているか気づくことが出来ます。

他の記事に気を取られてもログの表示を見ればなにをやってるかわかります。

また、時間を計るときには計測開始のボタンを押します。

それが心のスイッチになり、目の前の仕事に集中しようと思えます。



次回のタスク作成のときに活用できる


時間のログを取るときには、作業を細かく分けて記録するようにしています。

それによって、どういう作業にどのくらいの時間がかかるかを把握することができます。

もう一つのメリットは、どんな作業をしているかが、細かくログを取ることでわかるようになるのです。

僕は今まで「プレゼン資料作成」というタスクを作って、同じ名前で時間を計っていました。

しかし、1つ1つの作業を細かくすることで、自分がどういう作業をしているのか把握することができました。

プレゼン資料作成だと、大きく分けると下記の4つになります。


1, 思いつくままに紙に書く
2. 流れを考える
3. Keynoteに各スライドタイトルだけ入力
4. 1ページずつ作成


この作業ががわかることで、見積もりの精度もあがり、タスク分解も次回以降スムーズにできます。



自分の傾向がわかる


僕は、すぐ脱線をしてしまいます。

気がついたらFacebookを見ていたり、ブログを読んでいることがあります。

今までは、「次から気をつけよう。目の前のタスクに集中しよう」と意識するように反省をしていました。

しかし、同じような失敗も繰り返し、自分の意思の弱さに愕然となるのでした。

ログを取るようになると、脱線の前になにをやっていたのかがわかるようになります。

すると、そこから原因や問題が見えてきました。

僕の場合だと、打ち合わせなどから帰ってきてパソコンの前に座ると、なんとなくでFacebookを開いていました。

記録を残すことで、自分の傾向やクセがわかるようになりました。

具体的な問題点がわかると、次には具体的な対処法を思いつくことができます。

ログを取ることで、PDCAサイクルをまわすことが可能になるのです。

かの有名な神様ガネーシャも、

“意識を変えるのではなく、具体的ななにかを変えるんや”

と言っています。



さいごに


今まで、何度も「今日は、なにもやらなかった」と思って後悔することがありました。

けれど、”なにもやらなかった”ということはあり得ないのです。


漫画を読んでいる。考え事をしている。

必ず、なにかをしています。

記録をすることで、なにをしていたのかが具体的にわかります。

僕は、朝から寝るまでやったことを全て記載されているログを見返すことで、達成感を得られることに気がつきました。


自分が生きた軌跡が残るというのは言い過ぎかも知れませんが、ダラダラしててアカン1日やったと落ち込むことはなくなりました。


問題点を考えて、次回に改善できる良いキッカケだったと前向きに思えるようになってきました。

はじめは、ログを取ることが少しめんどくさく感じていましたが、取っているうちにその効果が実感できるようになり続けられることができました。


まずは、3日間(できれば1週間ほど)細かく取ってみてください。

きっと見えてくるものがあるはずです。




2012年4月9日月曜日

タスクシュートを使えるようになるためにおこなった2つのこと





先週書いたように、ルーティンワークをタスクシュートに落とし込むため、タスクを棚卸ししてみました。


そのためにやったことが、2つです。



徹底的にログを取る


今まで、だいたいで時間のログを取っていました。

たとえば、”日次レビュー”だとタスクは複数になりますが、一括して”日次レビュー”と記入してTogglで計測していました。

これを、「日記を書く」「昨日のTogglを見返す」などと全て分解してログを取るようにしました。

こうすることで、それぞれのタスクがどれくらい時間がかかるのか、どこにボトルネックがあるのかがわかるようになりました。



毎日やっていること、毎日やりたいけど実際にできていないこと書きだす


やっていること、やれていないことなどを全て書き出してToodledoに登録してみました。

時間があるときは出来るけど、打ち合わせなどが多くて時間が取れないときはできないということがルーティンでやりたいことの場合多かったので、それをなくすためにも全て書きだすようにしました。




実際にやってみて


書きだしたルーティンタスクを全てToodledoに登録して、終了予定時間を割り出したところ朝の4:00になってしまいました。


これでわかったのは、普段からやろうと思っていたことは多すぎて1日で全てが出来るわけではないということです。


書き出さずにこなしていたために、どうしても毎日完遂することが出来ず悩んでいました。


こうやって、やることを全て出して時間を計測してみないと現実がわからないのだと改めて思いました。



今後


今はまだログを取りながら試行錯誤をしています。

見積もり時間を正確にするためにそれぞれのタスク時間を計測し、精度をあげるようにしつつ、どうすれば毎日ルーティンをキチンとできるか考えています。

2012年4月2日月曜日

ぼくがタスクシュートを使いこなせていない理由





はまさんの記事を読み、なにが問題なのか少しわかったので書きたいと思います。


予定を立てるのがめんどくさいので、最終的にほとんど予定を立てずに済むようにするのがタスクシュート方式です Re:タスクシュートをやらない理由 

この、『ほとんど予定を立てずに』というレベルにいくまでに大きな山があるような気がしています。


今の自分はなにが足りていないのか?



タスク管理ツールでのタスク管理があいまい


タスク管理ツールは、OmniFocusを使っています。
しかし、ここにすべてのタスクが預けられているかというとそうではありません。

頭の中 → Toodledo

という流れが発生することが多々あります。

『今日はなにをしようかな?』と考え、思い出す作業があるのです。
だから、タスクシュートで予定を立てるときに時間がかかっているのだと思います。


ルーティンに関して


お風呂や食事は、自動生成で作れるようにしています。
ただ、そのほかの細かいタスクなどの見積もりが甘かったり、日次レビューにかかる時間が安定しなかったりしています。

このあたりは、ログを見て改善をするというPDCAサイクルを回すことが大切なんだと思います。

タスクシュートに合わせるのではなく、自分の行動にタスクシュートを合わせる。
そのために、自分の行動を振り返り、なににどれくらい時間がかかっているかなどを判断する必要がありそうです。

「まずは、ログがある」という話を佐々木正悟さんもされていました。


じゃあ、どうするか?


・OmniFocusに全てのタスクをいれる
(全てやることはここにあるという信頼をつくる)

・頭の中 → OmniFocus  → Toodledo という流れをつくる 

・OmniFocusをもっと見る!

・プロジェクトをタスク分解する時間を定期的に取る。

・毎日やっているルーティンを見直して、どれくらい時間がかかっているか、どのタイミング でやっているかを見極め、タスクシュートに反映させる。

・割り込みタスクのリスクヘッジのためにバッファをもうけ、タスクシュートを作る。


まとめ


達人の域にいくには、改善改善が必要なのだと痛感しました。

タスクシュートというのは、一つのスキルが必要なのかも知れません。

使いこなせると快適ですが、そこにたどり着くまでにはいくつかの壁が存在している。
そんなふうに思っています。

タスクシュートを使いたいけど、どうも続かない。。。
そんな人たちのためになるような記事をこれからも毎週書いていこうと思います。


(参考)

344 TaskChute初心者の方にはまず「記録のみ」をおすすめします    
345 [TaskChute]タスクシューターの成長モデルを5段階で表してみた