2012年6月28日木曜日

Togglを使って時間管理マトリクスを作る



photo credit: Vincent van der Pas via photo pin cc


仕事をするときには、いつもTogglを使って行動のログを取っています。



Toggl - Time tracking that works








junさんの記事を読んで、僕も7つの習慣にある「時間管理マトリクス」を使ってどこの領域に時間を割けているか把握できるようにしました。


7つの習慣×Toggl!自分の時間の使い方を4つの領域で見える化しよう!








4つの領域


時間管理マトリクスとは、『7つの習慣』で言及されているもので、4つの領域に分けられます。


第一領域 緊急で重要なタスク      (憂い)

第二領域 重要だが緊急でないタスク   (備え)

第三領域 緊急だが重要でないタスク  (穀潰し)

第四領域 緊急でも重要でもないタスク (裏晴らし)


この中で1番重要なのは、第2領域です。

緊急のことばかりでは、将来への備えが出来ませんし、重要でないタスクばかりしていてはただの時間の無駄です。



Togglで4つの領域を割り当てる




junさんは、プロジェクトごとに領域を割り当てているようですが、僕はタグで管理をしています。

はじめは、プロジェクトで分けていたのですが、どうしても問題がありました。

それは、”同じ作業でも意味が違う”というものです。


Twitter 15分


こう書いていたとしても、内容によって意味合いは変わってきます。

仕事の合間に、逃げでダラダラとタイムラインを眺めていた時間と、情報収集目的でTwitterを見ている時間では全然違います。

前者は、”憂さ晴らし”の第4領域で、後者は”備え”の第2領域になります。


タグ付けだと、1つのログを取る度に「これはどこの領域か?」を考えて、つけることが出来ます。

少しメンドクサイですが、「どんな価値があったのか?意味があったのか?」を振り返る機会になるのでタグを使って毎回つけるようにしました。



いかにして第2領域の時間を増やすか?


【7つの習慣】緊急&重要の4領域を自由自在に移動して第二領域に集中するテク | jMatsuzaki

例えば、トイレや入浴、通勤時間を他人に委任することはできませんが、それらの時間を読書時間に転換できれば「穀潰し」が「備え」に移動したことになります。




無駄な時間をいかにして有意義な時間にするか。

日常生活の中で出来るだけ第2領域の時間を増やすことを考えています。

今やっていることは、「風呂で読書」くらい。

食事を作る時間や部屋を片付けるときなどは、オーディオブックで勉強が出来るのでこれから取り組んでいきます。


まとめ


「有意義に時間を使いたい」

そう思うだけではなにも変わりません。

意識を変えるのではなく、まずは行動を変えること。

行動ログを取り、なにに時間をかけているのかを記録して把握する。

そうやってはじめて改善点が見つかります。




2012年6月17日日曜日

時間のログを活用するために、振り返るとき意識すること






ここ数ヶ月、タイムログを取ることが習慣として定着してきました。

Togglというアプリを使っており、WebやiPhoneなどでもクラウドで同期してくれます。



まずは、取ることに専念していた


今までは、ログを取ることだけに意識を向けていました。

やっと習慣化してきたので、今度は次のステップです。

それは、”タイムログを活用”すること。

せっかくめんどくさいながらも全ての時間を計っているのだから、見直す必要があります。



取ったタイムログを見返すときのポイント


そもそもどうしてタイムログを取っているのか?

それは、時間の使い方を見直して、より有意義に時間を使えるようにするためです。


僕は、以下の点を意識して見返しています。


1. いつ、なにをしていたのか?

どんなことをしていたのかざっくりと見ます。

すると、無駄な時間の使い方であったり、自分の問題点などが見えてきます。

僕の場合だと、朝にいつもより早く起きたからと言って関係のないタスクをしてて時間が過ぎてたとかが見返すことによりわかります。


2. なにが問題だったのか?

やりたかったタスクが出来ていなかったり、習慣化しようと思っていたことが出来ていないのであれば、どうして出来ていなかったかを探ります。

すると、やろうと思いつつマンガを読んでる自分がいたりします。


3. なぜ、出来なかったの?

そもそもどうして出来なかったのかを考えます。

時間が足りなかったのか、午前中にするべきだったのかなど。

次へ向けての改善策を練る参考にします。


4. どんな傾向があるのか?

見ていくと、自分の傾向が見えます。

僕は、打ち合わせから帰ってきてパソコンの前に座ると、ほぼ必ずFacebookを見ています。

これは、無意識でやっており、ログを見返さないと気がつきませんでした。

傾向があれば対策が立てられます。


5. うまくいったことは?その要因は?

うまくいったことは、仕組み化して、次からもうまくいくようにします。

たとえば、僕は家計簿を毎日つけようと思っているのですがなかなか出来ていません。

Togglで「家計簿」と検索すると、出来ている日が羅列されます。

見返してみると、お風呂から上がってすぐだと出来ているようです。

うまくいく要因がわかれば、それをルーティンに組み込めば必然的に出来るようになります。

そこに気合いや根性が入ってくるスキマはありません。



まとめ


見返してみると、「ここもっと詳しく記録しておきたい」と思うようなところが出てきました。

ログを取る → 見返す → 活用する → ログをもっと詳しく取る

この流れを作っていくことで、より効率的な時間を使えるようになりそうです。



<編集後記>

タスクシュートのDVDを買って、毎日見ています。

なかなかうまく出来るようにならないので、どうやったらいいかを考え中です。




2012年6月4日月曜日

毎週、小さな改善をおこなうことで理想は実現できる






最近、毎週日曜日は週次レビューをおこなっています。

簡単に言えば、メンテナンスです。


1週間の振り返りと、その中でやり忘れているタスクなどがないかのチェック。

そして、EvernoteやOmnifocusなどの整理をします。

チェックリストの更新や成功パターンの抽出などもこのときにおこないます。



意識を変えることに意味はない


誰でも失敗はします。

うまくいかないこともあります。

昼寝し過ぎてへこんだり、気がついたらネットサーフィンをしていて自己嫌悪に陥ったりすることもあります。


そんなとき、一番ダメなことは「次からは気をつけよう」と意識を変えようとすること。

意識が変わっても意味がありません。

必要なのは意識ではなく、具体的ななにかを変えること。

昼寝をし過ぎるのであれば、目覚ましを多めにかけるといった対応策が考えられます。



まとめて振り返りをする時間を取る


目覚ましであれば、簡単に対応策は考えられます。


しかし、日々の中でやりたいことが出来ていなかったり、先送りが多いなどの問題は、解決策が見えにくいです。


改善はとても大切ですが、その時間は緊急ではないためついつい時間が取れないということがおきます。


そのためにも、週に一度、振り返る時間をルーティンとして取るのです。



改善改善、また改善


振り返ることは、どんなことでもいいです。


プレゼンの方法や話し方、営業についてなどの仕事のスキルに関わるもの。

生活や仕事での時間の使い方に関わるもの。

人との接し方やコミュニケーションなどの人間関係に関わるもの。

自分が「変えたい」と思うことを取り上げて改善を繰り返すのです。


僕は、「もっといろんなことをしたい」と日々思っているので、時間に関しての改善をおこなっています。


具体的には、全ての作業時間をログに取り、それを見返して次に向けての改善を繰り返します。



具体的ななにかを変えてみる


振り返りの時間では、まずは改善点を見つけます。

次に、反省をするのではなく具体的ななにかを変えます。


僕なら、日々の時間の使い方について振り返りをおこないます。

「毎日ブログを書きたい」「もっと多くの仕事をこなしたい」という目標があります。

しかし、現実問題としてなかなか出来ていません。


では、”どうやったらその理想の姿に近づけるのか?について考えます。


うまくいったパターン、問題だったことをログを見返しながら洗い出します。

すると、『Facebookへの脱線が多い』などの問題点が見えてきます。


問題点がわかれば、次は改善策を考えます。


・Facebookアプリの通知を切る
・ブックマークしているFacebookページを削除する



上記のように具体的な改善策を考え、実施するのです。


これを毎週繰り返していけば、少しずつ理想の状態に近づきます。


次週には、改善策がどれだけ効果的だったのかも振り返り、うまくいかなければ他の方法を模索します。



まとめ


人生を一瞬で劇的に変えることはできません。

だからこそ、小さな改善を繰り返して理想の姿へ近づけるようにな仕組みが大事です。

毎日毎日やってもいいんですが、僕の場合はめんどくさくなってしまうので週に1回、改善策について考える時間を取ることにしています。

また、日々思いついた改善策はEvernoteに入れておき、それも振り返りのときに参考にしています。


『理想はあるけど、なぜかうまくいかない』


そんな人は、ぜひ小さくでいいので具体的な行動を変えていきましょう。