2014年1月19日日曜日

週記 (1/13 〜 1/19)

週記をやろうと思っていたのに、年末年始バタバタしてて全然出来ず。
ここから、毎週ちゃんとやっていく。

週記が簡単にできるためには、日記、ライフログ、TaskChuteがキーになる。

そのためにも、日々の記録が大切になる。



参考 → 週記のススメ

(内容)
◎ 日記を見返す
◎ 日記を見て、1日を簡単にまとめる
◎ TaskChuteを見返す
◎ Momentを見返す


【最近、うまくいっているルーティンとその要因】

朝のルーティン

→ 
ぜっっっったいに、予定通りに、順番通りにすすめる。
終わるまでは、想定外のことはしない。割り込み以外は、ぜっっったい守る。断固死守。

【定着してきたルーティン】
筋トレ ・・・ 筋肉痛が至福の幸せだ
体重計に乗る ・・・風呂に入る前、裸で乗るのが定着
ダイエット  ・・・ ご飯の量をとにかく減らしている。お腹がすいたら、ナッツをつまむ。

【使い始めたアプリとその役割】
カロリーのアプリ

まだ、記載する習慣が掴めていない。


【発見や気づき】

集中出来るときは、家でも出来るけど、
調子悪いときはムリ。
そんなときは、外出する!!
出来れば、やることを明確にしておいて出かけたほうが良い。

食事を作っているとき、なにか企画とかのアイデアを考える。
食事が終わっあと、すぐにアナログで仕事モードに入ることが出来る。
食事 → パソコン  このスイッチが難しかったんだ。

朝にシャワー浴びる日は、ダメ。
理由はわからない。

寝る前にiPhoneをいじっていて、寝るのが遅くなっている。
出来るだけ、寝る前にはiPhoneはいじらない。

【問題行動の原因と対策】
Youtubeと2ch
ついつい見入ってしまう。

→ 極力見ない

(対策)
☆ 食事の時間は、FMを聞く or 情熱大陸やプロフェッショナルを見る


【改善アイデア】
日次クローズが出来ていない

→ 昼食のあと、夕食のあとに少しだけでも振り返る時間を取ろう!!!

【課題】
TaskChuteで事前にやることを全てデザインすること

これをするためには、まずプロジェクトのタスク分解を定着させること!
そして、プロジェクトタスクには日付を入れる。
この2つが必至。

日付さえ割り振っていれば、あとはそれをTaskChuteに移動させるだけですむ。


【その他】
習慣目標シートに、習慣予定表も作成。
ここには、筋トレの予定や到達目標などを書く。

2013年12月16日月曜日

週記 12/9 〜 12/15

日々、なんとかもっと時間をうまく使いたい。
そのため、週記を書いて日々の生活をもっと向上出来るように!!

参考にしたのは、ココ(シゴタノ!『週記のススメ』)

方法としては、まず1週間を振り返る。

・毎日書いている日記を読み返す。
・毎日、分単位で行動記録を取っているTaskChuteを見返す。
・Twitter、Facebook、foursquare、写メなどのライフログを1日分で集約しているMomentを見返す。

改善点や問題だと思うことを見つけ、どうするか対策を立てる。




【最近、うまくいっているルーティンとその要因】

・ジョギング → 走りたい。週間目標を設定しているので、それを目指して日々走れる。

・ブログ → たとえ、数文字でもいいから更新しようと思える。すると、取りかかれる。

【使い始めたアプリとその役割】

ミクロ時間を活用したい。(http://jmatsuzaki.com/archives/2741)
Dueに思い出すことを入れておくか、Clearにリスト化して、その中から抽出してDueに入れて、リマインドさせるか。

思いつく → Clearに登録 → Dueに

これでやってみる。


【発見や気づき】

・ファーストタスクを早めに持ってきたいけど、日次スタートの途中で入れるとルーティンに戻れない気がする。
   ので、今のところは日次スタートが終わった次のタスクをファーストタスクとして、その日一番重要なタスクをしよう。

・食事の前に、振り返りタスクやメール返信などの小さな雑務をしよう。


【改善アイデア】

・ライフログに、電車の中でなにをしていたかも記載。読んでる本を写メったり、やっていることをつぶやく。

・午前中から予定が入っているときは、日次スタートが出来ないことが多い。それは想定されることなので、事前に対策を立てておく。(ミニマムリストを作成しておく)

・どれくらいプライベートの時間取れているかを可視化するために、Excelで簡単な表を作る。打ち合わせ、自由時間、遊び、みたいなのを週間で見られるようにする。
(グーグルカレンダーにするかExcelにするか、試してみてから考える)

・土曜日は朝が早いので、前日までにルーティンなどを前倒しでおこなう。また、夕方までにジョギング&ブログを終わらせておき、帰って来たらすぐに寝られるように。


【問題行動の原因と対策】

お風呂で無駄な時間を過ごすことが多い。

→ ネットが繋がらないiPhone4sと本だけを持って風呂に入る。


プロジェクトタスクの階層化(タスクの分解)が甘い。
ゴールを決めずに、毎回「なにをしようか?」と考えてから、行動している。
考えながら、仕事をしているので取りかかれない。
タスク分解をしていれば、次になにをしたらいいか明確になり、もっとすんなり取り組める。


朝、その日飲む分のサプリを1つのケースにまとめて入れておく。
折を見てそれを飲み、寝る前に空にする。
出来ればトリガーも作る。(ホットミルクを飲んだとき、ジョギングから帰って来たときなど)

プロジェクト分解やタスク整理を空いている時間におこなうため、iPadのOmnifocusを使う。iPhone版は見にくい。

トイレでは、デザインの勉強することを徹底!!
それ以外、しない。

つい読んでしまうので、ジャンプは読んだら捨てる。

Facebookを見るのは、1日4回だけ!
TaskChuteに、【Facebook①】〜 【Facebook④】を登録しておく。


TaskChuteを1日分ずつ保存していく。
(朝、TaskChuteの日付を変える前)
→ 前日分以外は、削除。プリントを押して、調節。PDFで保存。Evernoteでファイル添付で該当の書類を日記ページに添付。


編集後記

ブログとしてまとめると、月次レビューなどもしやすい。
良い感じ。







2013年6月4日火曜日

タスク管理を続けるコツは、脱完璧主義!



Taskchuteがだいぶ継続出来るようになってきました。

まだ、Taskchuteで毎日おこなう作業や時間をデザインしてそれ通りにおこなうことは出来ていませんが、少なくともログを取ることは出来ています。

そうやって少しずつ毎日、ルーティンを見つけ、Taskchuteで毎日おこなう作業を把握出来る代にしています。


全く使わなかった2日間


週末、外へ出ていたことやバタバタしたり、疲れていたりしていたこともあって、全くTaskchuteを使いませんでした。

今日、月曜日。

思ったことは、「週末の記録を転記するのめんどくせ。。。」でした。

外出しているときなどは、iPhoneのアプリでログを取っています。

そして、空いた時間などに転記するようにしています。

1日中の予定だと、転記するのが結構めんどくさかったりします。


今まで、タスク管理が崩壊するのは決まってこういうとき。

完璧を求めすぎ、いつもゼロか百かでした。

タスク管理で大切なのは、ちょっとくらい出来なくてもいいから、継続することではないかなって今日やっていて思いました。

ルーティンは、日付を変更し、やったことは適当に完了としました。


どんな習慣作りでもそうですが、出来ないこともあります。

そんなときに、「もうやーめたー」ではなくて、もう一回やること。

”3日坊主も100回やれば、300日”というように、継続が途切れたとしても、また何度でもチャレンジすればいいんじゃないか。

そんなことを思った今日でした。


(編集後記)

週末のことをうまく割り切った結果、Taskchuteを使って今日も仕事をすることが出来ました。





2012年6月28日木曜日

Togglを使って時間管理マトリクスを作る



photo credit: Vincent van der Pas via photo pin cc


仕事をするときには、いつもTogglを使って行動のログを取っています。



Toggl - Time tracking that works








junさんの記事を読んで、僕も7つの習慣にある「時間管理マトリクス」を使ってどこの領域に時間を割けているか把握できるようにしました。


7つの習慣×Toggl!自分の時間の使い方を4つの領域で見える化しよう!








4つの領域


時間管理マトリクスとは、『7つの習慣』で言及されているもので、4つの領域に分けられます。


第一領域 緊急で重要なタスク      (憂い)

第二領域 重要だが緊急でないタスク   (備え)

第三領域 緊急だが重要でないタスク  (穀潰し)

第四領域 緊急でも重要でもないタスク (裏晴らし)


この中で1番重要なのは、第2領域です。

緊急のことばかりでは、将来への備えが出来ませんし、重要でないタスクばかりしていてはただの時間の無駄です。



Togglで4つの領域を割り当てる




junさんは、プロジェクトごとに領域を割り当てているようですが、僕はタグで管理をしています。

はじめは、プロジェクトで分けていたのですが、どうしても問題がありました。

それは、”同じ作業でも意味が違う”というものです。


Twitter 15分


こう書いていたとしても、内容によって意味合いは変わってきます。

仕事の合間に、逃げでダラダラとタイムラインを眺めていた時間と、情報収集目的でTwitterを見ている時間では全然違います。

前者は、”憂さ晴らし”の第4領域で、後者は”備え”の第2領域になります。


タグ付けだと、1つのログを取る度に「これはどこの領域か?」を考えて、つけることが出来ます。

少しメンドクサイですが、「どんな価値があったのか?意味があったのか?」を振り返る機会になるのでタグを使って毎回つけるようにしました。



いかにして第2領域の時間を増やすか?


【7つの習慣】緊急&重要の4領域を自由自在に移動して第二領域に集中するテク | jMatsuzaki

例えば、トイレや入浴、通勤時間を他人に委任することはできませんが、それらの時間を読書時間に転換できれば「穀潰し」が「備え」に移動したことになります。




無駄な時間をいかにして有意義な時間にするか。

日常生活の中で出来るだけ第2領域の時間を増やすことを考えています。

今やっていることは、「風呂で読書」くらい。

食事を作る時間や部屋を片付けるときなどは、オーディオブックで勉強が出来るのでこれから取り組んでいきます。


まとめ


「有意義に時間を使いたい」

そう思うだけではなにも変わりません。

意識を変えるのではなく、まずは行動を変えること。

行動ログを取り、なにに時間をかけているのかを記録して把握する。

そうやってはじめて改善点が見つかります。




2012年6月17日日曜日

時間のログを活用するために、振り返るとき意識すること






ここ数ヶ月、タイムログを取ることが習慣として定着してきました。

Togglというアプリを使っており、WebやiPhoneなどでもクラウドで同期してくれます。



まずは、取ることに専念していた


今までは、ログを取ることだけに意識を向けていました。

やっと習慣化してきたので、今度は次のステップです。

それは、”タイムログを活用”すること。

せっかくめんどくさいながらも全ての時間を計っているのだから、見直す必要があります。



取ったタイムログを見返すときのポイント


そもそもどうしてタイムログを取っているのか?

それは、時間の使い方を見直して、より有意義に時間を使えるようにするためです。


僕は、以下の点を意識して見返しています。


1. いつ、なにをしていたのか?

どんなことをしていたのかざっくりと見ます。

すると、無駄な時間の使い方であったり、自分の問題点などが見えてきます。

僕の場合だと、朝にいつもより早く起きたからと言って関係のないタスクをしてて時間が過ぎてたとかが見返すことによりわかります。


2. なにが問題だったのか?

やりたかったタスクが出来ていなかったり、習慣化しようと思っていたことが出来ていないのであれば、どうして出来ていなかったかを探ります。

すると、やろうと思いつつマンガを読んでる自分がいたりします。


3. なぜ、出来なかったの?

そもそもどうして出来なかったのかを考えます。

時間が足りなかったのか、午前中にするべきだったのかなど。

次へ向けての改善策を練る参考にします。


4. どんな傾向があるのか?

見ていくと、自分の傾向が見えます。

僕は、打ち合わせから帰ってきてパソコンの前に座ると、ほぼ必ずFacebookを見ています。

これは、無意識でやっており、ログを見返さないと気がつきませんでした。

傾向があれば対策が立てられます。


5. うまくいったことは?その要因は?

うまくいったことは、仕組み化して、次からもうまくいくようにします。

たとえば、僕は家計簿を毎日つけようと思っているのですがなかなか出来ていません。

Togglで「家計簿」と検索すると、出来ている日が羅列されます。

見返してみると、お風呂から上がってすぐだと出来ているようです。

うまくいく要因がわかれば、それをルーティンに組み込めば必然的に出来るようになります。

そこに気合いや根性が入ってくるスキマはありません。



まとめ


見返してみると、「ここもっと詳しく記録しておきたい」と思うようなところが出てきました。

ログを取る → 見返す → 活用する → ログをもっと詳しく取る

この流れを作っていくことで、より効率的な時間を使えるようになりそうです。



<編集後記>

タスクシュートのDVDを買って、毎日見ています。

なかなかうまく出来るようにならないので、どうやったらいいかを考え中です。




2012年6月4日月曜日

毎週、小さな改善をおこなうことで理想は実現できる






最近、毎週日曜日は週次レビューをおこなっています。

簡単に言えば、メンテナンスです。


1週間の振り返りと、その中でやり忘れているタスクなどがないかのチェック。

そして、EvernoteやOmnifocusなどの整理をします。

チェックリストの更新や成功パターンの抽出などもこのときにおこないます。



意識を変えることに意味はない


誰でも失敗はします。

うまくいかないこともあります。

昼寝し過ぎてへこんだり、気がついたらネットサーフィンをしていて自己嫌悪に陥ったりすることもあります。


そんなとき、一番ダメなことは「次からは気をつけよう」と意識を変えようとすること。

意識が変わっても意味がありません。

必要なのは意識ではなく、具体的ななにかを変えること。

昼寝をし過ぎるのであれば、目覚ましを多めにかけるといった対応策が考えられます。



まとめて振り返りをする時間を取る


目覚ましであれば、簡単に対応策は考えられます。


しかし、日々の中でやりたいことが出来ていなかったり、先送りが多いなどの問題は、解決策が見えにくいです。


改善はとても大切ですが、その時間は緊急ではないためついつい時間が取れないということがおきます。


そのためにも、週に一度、振り返る時間をルーティンとして取るのです。



改善改善、また改善


振り返ることは、どんなことでもいいです。


プレゼンの方法や話し方、営業についてなどの仕事のスキルに関わるもの。

生活や仕事での時間の使い方に関わるもの。

人との接し方やコミュニケーションなどの人間関係に関わるもの。

自分が「変えたい」と思うことを取り上げて改善を繰り返すのです。


僕は、「もっといろんなことをしたい」と日々思っているので、時間に関しての改善をおこなっています。


具体的には、全ての作業時間をログに取り、それを見返して次に向けての改善を繰り返します。



具体的ななにかを変えてみる


振り返りの時間では、まずは改善点を見つけます。

次に、反省をするのではなく具体的ななにかを変えます。


僕なら、日々の時間の使い方について振り返りをおこないます。

「毎日ブログを書きたい」「もっと多くの仕事をこなしたい」という目標があります。

しかし、現実問題としてなかなか出来ていません。


では、”どうやったらその理想の姿に近づけるのか?について考えます。


うまくいったパターン、問題だったことをログを見返しながら洗い出します。

すると、『Facebookへの脱線が多い』などの問題点が見えてきます。


問題点がわかれば、次は改善策を考えます。


・Facebookアプリの通知を切る
・ブックマークしているFacebookページを削除する



上記のように具体的な改善策を考え、実施するのです。


これを毎週繰り返していけば、少しずつ理想の状態に近づきます。


次週には、改善策がどれだけ効果的だったのかも振り返り、うまくいかなければ他の方法を模索します。



まとめ


人生を一瞬で劇的に変えることはできません。

だからこそ、小さな改善を繰り返して理想の姿へ近づけるようにな仕組みが大事です。

毎日毎日やってもいいんですが、僕の場合はめんどくさくなってしまうので週に1回、改善策について考える時間を取ることにしています。

また、日々思いついた改善策はEvernoteに入れておき、それも振り返りのときに参考にしています。


『理想はあるけど、なぜかうまくいかない』


そんな人は、ぜひ小さくでいいので具体的な行動を変えていきましょう。



2012年4月23日月曜日

ATOK Padでミクロ時間を活用することでいつでもどこでも頭をフル回転させる






僕は、無駄な時間が嫌いです。

歩いて移動している時間は、とても無駄じゃないのかなと思うことがあります。


少しでも生産的になりたい!!


そんな風に思っています。



大学生のとき、自転車で30分かけてバイトへ行っていました。

その時間があまりにももったいないと思い、自転車のかごの上にMacbookを置いて、DVDでドラゴンボールを見るという荒技をこなしていました。

そのくらい、僕は移動の時間を有効活用したいという思いが強いのです。

ちなみに、しばらくしてMacbookは自転車の振動によってゆがみ、DVDが取り出せなくなり、Appleの人から「こんな症状みたことない」と言わしめたのは過去の話です。



どうやってスキマ時間、ミクロ時間を使うか?



私がライトニングトークの5分間で話したこと


この記事を読んでいて、僕も小さな移動の時間などを有効に使いたいなと考えました。


リマインダーなどで考えるべきことを通知することもしてみましたが、タイミングが悪かったり、気分が乗らなかったりして続きませんでした。


そんなときに読んだのがこの記事。



<あなたの不安、見積もります>:ATOK Padのタグ連携機能が便利!

私がATOK Padに入れているのは、全て「これから使う可能性のあるノート」です。



これを見て、ミクロ時間に考えておきたいことをATOK Padに入れておくことを思いつきました。



やりかた



ATOK Padに「スキマ時間に考えたいこと」というノートを1つ作り、なにか考えたいことがあったときにはここに入れています。



こんな感じでざっくり書いておきます



そして、外出するときや移動の時間などにATOK Padを立ち上げてこのノートを見ます。

時間や気分で、どれについて考えるかを決めます。

決めると、そのことについての新しいノートを作成します。

あとは考えながら、思いついたことはノートにメモっていきます。



歩きながら考えるというのは、思考をまとめるのに良いとよく聞きます。

プレゼン資料の作成やプロジェクトのタスク分解などに効果的だと思います。


ATOK PadとiPhoneさえあれば簡単にできるので、ぜひやってみてください。



<編集後記>

別にATOK Padでなくて、iPhoneの標準アプリや携帯のメモ帳でもこの技は使えます。

ただ、僕は起動のスピードや文字変換などの点からATOK Padが使いやすいので、これを使っています。